Credit Note là gì? Trường hợp nào sử dụng Credit Note?

13/04/2023

Bạn cần tiền gấp: F88 cho vay tới 30 triệu, lãi suất ưu đãi từ 1,1%, không giữ tài sản

NHẬP THÔNG TIN ĐĂNG KÝ VAY:

Vừa có tiền vừa có xe đi. Duyệt vay nhanh chóng trong 15 phút.

Bạn có đang băn khoăn không biết Credit note là gì không? Trong lĩnh vực thương mại, credit note khá quen thuộc với nhiều người, nhất là với các chủ doanh nghiệp hoặc những người trong ngành tài chính, kế toán. Nhưng đây vẫn còn là một khái niệm khá mới với những người ít hoạt động trong mảng B2B.

Chúng ta cùng đi tìm hiểu về loại thuật ngữ này và tác dụng ra sao nhé.

*Credit note được sử dụng thường xuyên trong lĩnh vực thương mại*

Credit note là gì?

Credit Note được gọi là Credit Memo. Ngoài ra, nó còn được gọi với cái tên trong ngành là giấy báo giảm, hóa đơn giảm hoặc giấy báo có. Đây được coi là một loại chứng từ thương mại do Bên bán phát hành ra và thường được xuất đi kèm với hóa đơn mua bán.

Vay tiền nhanh

Ví dụ:

Có một lô hàng hóa xuất khẩu bao gồm các mặt hàng được nhận định là dễ bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển từ bên A bán cho bên B. Khi mà bên B nghiệm thu có số lượng sản phẩm bị hỏng, bên B sẽ tiến hành thông báo tới đại diện của bên A về vấn đề này.

Hai bên sẽ đi tới thỏa thuận và tìm hướng giải quyết. Việc xuất hóa đơn thuế theo đúng giá trị của lô hàng được nhập sẽ được điều chỉnh xuống bằng Giấy báo giảm - Credit Note. Bên B có thể căn cứ vào những con số trên giấy tờ Credit Note mà bên A phát hành để điều chỉnh chi phí hóa đơn và thanh toán cuối.

Đặc điểm của Credit note

Định dạng văn bản của Credit Note

Trong một bản chứng từ Credit Note bắt buộc phải có các mục sau đây:

Ngày phát hành chứng từ
Số seri chứng từ trên hệ thống
Thông tin tổ chức phát hành: Tên và địa chỉ
Thông tin người nhận: Tên, địa chỉ thanh toán và mã số thuế
Giá trị tính thuế của Credit Note về hàng hóa, dịch vụ, thuế hoặc số tiền theo từng trường hợp.
Lý do phát hành (nếu có)
Chữ ký của bên cung cấp.

Thời gian lưu Credit Note

Các chứng từ như thế này thường được doanh nghiệp lưu giữ trong khoảng thời gian là 72 tháng (kể từ thời gian phát hành). Chúng được lưu trữ bằng bản cứng hoặc bằng file mềm, hoặc cả hai loại trên các hệ thống cơ sở dữ liệu kế toán.

Vay tiền nhanh

Các giai đoạn phát hành Credit Note

Thông thường một quy trình phát hành chứng từ Credit Note bao gồm những giai đoạn là:

Bước 1: Bên A cung cấp hàng hóa cho bên B, kèm theo cùng với hóa đơn thuế
Bước 2: Trong quá trình rà soát và làm việc, bên B phát hiện một số yêu cầu về hàng hóa không đúng theo thỏa thuận. Bên B sẽ thông báo với bên A các chi phí giảm bằng chứng từ Debit Note (chứng từ ghi nợ).
Bước 3: Trường hợp bên A chấp nhận Debit Note, thì đơn vị này sẽ phát hành một chứng từ Credit Note.

Doanh nghiệp cần lưu ý khi phát hành Credit Note: Ghi chú phía trên để tránh việc khách hàng nhầm lẫn với các hóa đơn khác.

Nếu trong hóa đơn kèm theo đã bao gồm VAT - Thuế giá trị gia tăng thì khi phát hành Credit Note thì bạn cần báo lại VAT cho phù hợp.

Tác dụng của Credit note

Credit Note cho phép hủy một phần hoặc toàn phần của hóa đơn thuế mà bên bán phát hành, tùy vào sự thỏa thuận giữa hai bên đơn vị từ trước đó.

Điều kiện: Hóa đơn giảm - Credit Note có thể sử dụng cho giá trị số tiền nhỏ hơn hoặc bằng trong hóa đơn thuế đã phát hành.

Những trường hợp sử dụng chứng từ Credit note

Như đã tìm hiểu ở trên thì Credit note là một loại chứng từ được bên bán hàng hóa phát hành cho đơn vị nhận hàng hóa, loại chứng từ này được sử dụng trong trường hợp:

Trường hợp 1

Người mua hàng hóa trong quá trình kiểm tra có căn cứ cho rằng sản phẩm mình nhận được từ bên bán không đúng với cam kết đã đề ra và thỏa thuận trong nội dung của hợp đồng giao dịch.

Người mua lúc này hoàn trả lại cho người bán số lượng hàng hóa không đạt yêu cầu.
Người bán lúc này sẽ có trách nhiệm đền bù thiệt hại cho người mua bằng việc đổi hàng hóa tương đương hoặc chi trả số tiền cho người mua, dựa vào hóa đơn mua hàng và đối chiếu với chứng từ credit note (có thể hiểu là khi thực hiện giao dịch mua bán thì bên bán sẽ xuất hóa đơn cho người mua và bên bán sẽ giữ lại chứng từ credit note để đối chiếu khi có phát sinh yêu cầu trả hàng từ bên mua).

Trường hợp 2

Chứng từ Credit Note cũng được sử dụng trong trường hợp khách hàng trả lại hàng hóa hư hỏng, mà hàng hóa này vẫn còn trong thời hạn bảo hành.

Đơn vị bán sử dụng loại chứng từ này nhằm mục đích đối chiếu với đơn vị mua về giá trị hàng hóa mà đơn vị mua đề nghị trả.
Đối với trường hợp bên đơn vị mua đề nghị trả lại hàng hóa thì bên đơn vị bán sản phẩm, hàng hóa này sẽ dựa vào những số liệu được thể hiện trên chứng từ Credit note để có thể hoàn trả lại phần tiền theo số lượng hàng hóa trả về cho bên mua.

Các trường hợp không thể dùng chứng từ Credit note

Trường hợp 1

Credit Note không phải là loại chứng từ được sử dụng để xác định tỷ lệ giảm giá chính xác. Trong một số trường hợp bên đơn vị mua hàng có thể sử dụng chứng từ để mua hàng hóa cho những lần mua hàng sau (đây có thể được coi là một biện pháp kích cầu tiêu dùng để kích thích bên mua mua hàng hóa của bên đơn vị mua trong tương lai gần), tuy nhiên số lượng khách hàng được khấu trừ cho lần mua sau cũng sẽ phải được thể hiện đầy đủ trong nội dung của chứng từ.

Trường hợp 2

Chứng từ Credit note sẽ không được sử dụng như một loại giấy tờ để bảo lãnh hàng hóa. Người bán chỉ phải chịu trách nhiệm trong phạm vi số lượng hàng hóa mà họ cung cấp không đúng với những những gì đã cam kết tại hợp đồng.

Do vậy, Credit Note chỉ được người bán cung cấp trong những trường hợp nhất định. Nó cũng không được hiểu là loại giấy tờ bảo lãnh về hàng hóa để người mua có thể yêu cầu hoàn trả trong mọi trường hợp.

*Credit Note là loại chứng từ có giá trị được sử dụng phổ biến trong thương mại*

So sánh Credit note và Debit note

Ở trên, chúng ta đã tìm hiểu kỹ về Credit Note, còn một loại nữa mà bạn cũng nên biết đó là: Debit Note. Vậy 2 loại chứng từ này khác nhau ra sao? Cùng tìm hiểu tiếp nhé.

Tuy cả hai loại chứng từ này đều được coi là những chứng từ điều chỉnh giá trị của hàng hóa nhưng mục đích và ý nghĩa lại khác nhau.

Cụ thể như sau:

Debit Note là chứng từ khi điều chỉnh tăng giá trị. Bên đơn vị mua xuất loại hóa đơn này nhằm mục đích yêu cầu bên bán cung cấp Credit note. Hoạt động này hoàn toàn hợp pháp nhằm mục đích tăng giá trị hóa đơn đã được phát hành trước đó.
Credit Note được bên đơn vị bán xuất ra với mục đích điều chỉnh giảm giá trị hóa đơn. Trong trường hợp, hàng hóa xảy ra lỗi do nhà sản xuất cung cấp, người mua muốn trả lại hàng và hoàn tiền thì sẽ sử dụng Credit note (được hiểu là cách hủy đi giá trị của hóa đơn mà nhà cung cấp đã phát hành trước đó khi một lượng hàng hóa nhận được xảy ra lỗi).

Như vậy, bản chất của chứng từ Debit Note và Credit Note là không giống nhau. Hiểu được bản chất của hai loại này, bạn sẽ dễ dàng phân biệt và sử dụng chúng một cách đúng nhất khi phát sinh tình huống cần sử dụng.

Trên đây là những nội dung được cung cấp giúp bạn hiểu về Credit Note, cũng như các tác dụng của Credit Note.

Trong trường hợp có nhu cầu cần vay tiền, bạn có thể tham khảo đơn vị F88 - Được biết đến là chuỗi cửa hàng tài chính tiện ích hàng đầu Việt Nam, trong đó có cung cấp sản phẩm cho vay bằng cầm cố tài sản (cà vẹt xe máy, cà vẹt ô tô, cầm cố xe máy, ô tô). Hoạt động tới nay đã được hơn 10 năm và F88 sở hữu gần 1000 phòng giao dịch trên khắp cả nước phục vụ bạn mọi nơi khi bạn cần.

Truy cập website https://f88.vn/ để tìm hiểu các gói vay phù hợp với bạn.

Xem thêm

MỤC LỤC